Gözetim
Personel belgelendirme koordinatörü adayların TC'lerini yazılıma girerek kişilerin takibini yapar.SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi bünyesinde belgelendirilen kişilerin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunu izlemek için,proaktif bir izleme metodu belirlenmiştir.
Belgenin geçerlilik süresi boyunca en az iki kez ( 2. ve 4. Yılın sonunda )mesleki yetkinlik başarım raporu ve bağımsız çalışanlardan da hizmet bildirim formları istenir. Belge sahiplerine mail, mesaj veya telefon yoluyla ulaşılmasından itibaren bir ay içerisinde istenilen formların SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi, belgelendirme koordinatörüne ulaştırılması beklenir. İstenilen süredegerekli evraklarını birime ulaştırmayan adayların belgeleri belgelendirme koordinatörü tarafındanaskıya alınır.
Gözetimler, “Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Formu” kullanılarak SDÜSEM Personel Belgelendirme Biriminin sorumluluğunda belgelendirme koordinatörü tarafından yapılır.
Gözetim yönteminde bir değişiklik önerilmesi durumunda, değişiklik taslağı Müdür yardımcısına sunulur. Taslakta gözetim içeriğinin nasıl olacağına dair bilgiler yer alır. Talep edilen değişiklikler, belgelendirilen kimsenin yeterliliğinin sürdüğünün teyit edilmesi için tarafsız bir değerlendirme olmasını sağlayacak düzeydedir.
Belge Süresinin Uzatılması ve Yeniden Belgelendirme
Belgenin geçerlilik süresinin dolmasından önce, [en az 1(bir) ay] belge sahiplerini bilgilendirmek amacıyla belgenin geçerlilik süresi dolan kişilerin isim listesi SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimiinternet sitesinde ilan edilir. Belgelendirilmiş kişiler bu süreçte belge yenileme veya kapsam daraltma sınavlarına girme talebinde bulunabilirler. Belge yenileme için zamanında başvuruda bulunmayanlar hakkında Belgelendirme Prosedüründe anlatılan Belge Askıya Alma ve İptal işlemleri uygulanır.
Belge süresinin uzatılması işlemleri için kişilerin sürenin tamamlanmasından en geç 1(bir) ay içinde SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’nebaşvuruda bulunması gerekir.
Karar verici, evrakları değerlendirerek belge süresinin uzatımınakarar verir. Belge süresi uzatımında belge ücreti alınmaktadır.
Yeniden belgelendirme, belgelendirilen personelin mevcut belgelendirme gereklilikleriyle uyumunun yeniden doğrulandığı bir süreçtir.
Belge yenileme faaliyetinin kapsamı ve şekli ilgili Ulusal Yeterlilik ile belirlenmiştir. Bu kapsamda:
Belge yenileme için kapsamı daraltılmış güncel bilgileri içeren teorik sınav yapılır.
Yapılan sınav sonucu başarılı olan adaylar karar vericinin onayıyla yeniden belgelendirilirler.
SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi; MYK’nın ilgili belgelendirme programında belirlediği belge geçerlilik süresi sonunda, kişiden talep gelmesi veya MYK’nın yeniden belgelendirmeyi gerektirecek şekilde, ilgili programda değişiklik yapması durumunda yeniden belgelendirme süreci başlatır. Yeniden belgelendirme faaliyetinin içeriği, MYK tarafından yayınlanmış ilgili UY kapsamında açıklandığı şekilde uygulanır.
Belge geçerlilik süresi içerisinde belgelendirilmiş kişiler kapsam daraltma/genişletme talebinde bulunabilirler. Kapsam genişletme faaliyetinde aday sadece ilave olarak başarılı olması gereken sınavlara katılır.
Geçerlilik süreleri içinde belgelerin kaybedilmesi durumunda belgeli kişinin başvurusu üzerine, SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi Yeterlilik Belgesi düzenlenir ve MYK’dan yeni bir Mesleki Yeterlilik Sertifikası düzenlenmesi talep edilir. Bu işlem için kişiden ücret çizelgesinde yer alan belge masraf karşılığı talep edilir.
Belgenin Askıya Alınması, Kapsamının Değiştirilmesi, Genişletilmesi, Daraltılması, Geri Çekilmesi ve İptal Edilmesi
Belge geçerlilik süresi dolan ancak belgesini SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’neiletmeyen adayların belgesi askıya alınır. Bu süreç içerisinde aday belgesini kullanamaz. Belgenin askıya alınması halinde SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimiweb sayfasında adı, soyadı, belge numarası ve belge tarihi belirtilerek yayınlanır. Belgenin kopyası da personele ait dosyada saklanır.
Belgenin kapsamının daraltılması, genişletilmesi ilgili mesleğin ulusal yeterliliğinde belirtilen esasa göre yapılır. Karar verici, bu durumlarda toplanarak gereğinin yapılması için ilgili kişileri görevlendirir.
Belgenin Geri çekilmesi;
Ulusal Yeterliliklerin revizyonu,
Yönetmelik ve yasalarda oluşan değişiklikler
gibi durumlarda olur. Adaylar mail, telefon veya posta yoluyla bilgilendirilir. Belgesi iptal edilen kişiler belgenin aslını 1(bir)ay içinde SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’ne göndermek zorundadırlar. Karar verici kararı ile belge geri çekilir. Geri çekilen belgeler iptal edilir. Yeni düzenlenen belgeler adaylara posta yoluyla ulaştırılır.
Belgenin Askıya Alınması;
Belgelendirilen kişi hakkında belirtilen şikâyetler neticesinde, incelemeye konu olan kişinin belgelendirme programında belirtilen şartları taşımadığına karar verilmesi durumunda,
Belgelendirilen kişinin belge kullanım sözleşmesi ya da belgelendirme programı şartlarına uygun davranmadığı tespit edildiğinde,
Belgelendirilen kişinin belge gözetim süresinin dolması ve bu süre sonunda istenen belgelerin belge kullanım sözleşmesi gereği SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’ne sunulmaması durumunda,
Belgelendirilen kişi tarafından belgeninverilen kapsam dâhilinde kullanılmadığının tespiti durumunda,
Belgelendirilen kişinin SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi‘’Belge Marka ve Logo Kullanımı Prosedürü’’nde yer alan koşullara uymadığının tespiti halinde,
Belge ile ilgili olarak 3. Şahıslara veya SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’ne hatalı ve yanlış beyanda bulunulduğunun tespiti durumunda,
Belgelendirilen kişinin yeniden belgelendirme için gerekli şartları taşımaması durumunda,
Belgelendirilmiş kişi hakkında yukarıdaki durumlardan birinin ortaya çıkması durumunda belgesi askıya alınır ve bu durum SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi web sayfasında ‘Belge Sorgulama’ Menüsünde 3. tarafların bilgisine açılır. Belge Sorgulama menüsünde,Belgesi askıya alınan/iptal edilen kişinin Adı, Soyadı, Belge Numarası, Askı/İptal tarihi bilgileri yer alır.
Belgesi askıya alınan kişi, bildirimden sonra belge kullanım hakkını durdurmakla yükümlüdür. Bir belgenin askıya alınmasından itibaren en geç 2 (iki)ay içerisinde, askıya alınma nedenlerinin ortadan kaldırıldığına dair yeterli ve ikna edici kanıtların belgeli kişiler tarafından SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi ne sunulmaması durumunda belge iptal edilir.
Belgelendirilen kişi tarafından askı süresi içinde gerekli şartları tamamladığına dair yeterli bilgi ve belgenin SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’ ne sunulması halinde, askı hali Karar Verici tarafından sona erdirilir. Bu durum ilgili kişiye web sayfasındaki ilgili alanda yayınlanarak bildirilir.
Belgenin iptali;
Belge sahibi kişi hakkında yazılı delil ile ispatlanan ve kesinleşen şikayet olması,
Belgelendirilmeye hak kazanan adaylarla imzalanan sözleşmede belirtilen hükümlere aykırı davranış,
Belgelendirme durumuna yanlış atıf veya belgenin uygunsuz kullanımı,
Belgenin askıya alınma süresinin aşılması gibi durumlarda olur.
Belgesi iptal edilen kişiler belgenin aslını 1(bir)ay içinde SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’ne göndermek zorundadırlar. Belgesi iptal edilen kişiler, SDÜSEMPersonel Belgelendirme Birimi web sayfasında adı, soyadı, belge numarası, belge tarihi ve iptal tarihi belirtilerek yayınlanır. Belgenin kopyası da personele ait dosyada saklanır.
Belgenin kaybolmasıdurumunda aday, belgenin amacı ve kapsamı dışında kullanılmasının hukuki ve cezai tüm sorumluluğunu üzerine alır. Belgesini kaybetmesi durumunda, yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile 7 (yedi)gün içinde SDÜSEM Personel Belgelendirme Birimi’ne bildirmeyi kabul ve taahhüt eder.